“Staf saya ni rajin ke tak sebenarnya?”
Ramai pemilik bisnes kecil menilai staf ikut rasa. Staf yang selalu nampak sibuk dianggap rajin. Staf yang pendiam dianggap kurang usaha. Bila tiba masa naik gaji atau bonus, keputusan dibuat ikut ingatan beberapa minggu terakhir sahaja.
Akibatnya, staf yang benar-benar menyumbang rasa tak dihargai, dan staf yang kurang prestasi pula tak sedar mereka perlu berubah.
KPI bukan untuk syarikat besar sahaja
Bila sebut KPI, ramai bayangkan borang panjang, sistem mahal dan mesyuarat berjam-jam. Untuk bisnes kecil, KPI sebenarnya cuma satu soalan mudah: apa hasil yang kita harapkan daripada jawatan ini, dan macam mana kita tahu ia tercapai?
Bila jawapan tu ditulis dan dipersetujui bersama, penilaian prestasi tak lagi bergantung pada rasa.
Cara mula bina KPI yang mudah
1. Mula dengan skop tugas
KPI yang baik datang daripada skop tugas yang jelas. Kalau staf sendiri tak pasti apa tanggungjawab utamanya, mustahil untuk mengukur prestasinya dengan adil.
2. Pilih tiga hingga lima perkara sahaja
Jangan ukur semua benda. Pilih perkara yang paling memberi kesan kepada bisnes. Contohnya, untuk staf jualan: jumlah jualan bulanan dan bilangan pelanggan baru. Untuk staf operasi: ketepatan pesanan dan masa penghantaran.
3. Pastikan ia boleh diukur
“Bekerja dengan bersungguh-sungguh” bukan KPI. “Menyiapkan semua pesanan pelanggan dalam masa dua hari bekerja” ialah KPI. Bila sasaran boleh diukur, staf tahu dengan tepat apa yang diharapkan.
4. Semak secara berkala, bukan setahun sekali
Penilaian setahun sekali terlalu lambat untuk bisnes kecil. Perbincangan ringkas setiap bulan atau setiap suku tahun membolehkan masalah dikesan awal dan diperbetulkan sebelum terlambat.
Kaitkan prestasi dengan pembangunan staf
Tujuan KPI bukan untuk mencari salah staf. Bila seseorang tak mencapai sasaran, tanya dahulu kenapa. Mungkin dia perlukan latihan, alatan yang lebih baik atau bimbingan daripada staf yang lebih berpengalaman.
Staf yang nampak laluan untuk berkembang dalam syarikat lebih cenderung untuk kekal lama. Bagi bisnes kecil, mengekalkan staf yang baik jauh lebih murah berbanding asyik mencari pengganti.
KURSUS PENDEK · SEKOLAH BISNESNak susun penilaian prestasi dan tindakan tatatertib staf dengan betul? Sekolah Bisnes ada kursus pendek bagi tahap Disiplin & Prestasi, satu kursus untuk satu masalah. Lihat kursus Sumber Manusia & Akta Pekerja →
Keputusan gaji dan bonus jadi lebih adil
Bila prestasi direkod sepanjang tahun, keputusan kenaikan gaji, bonus dan kenaikan pangkat boleh dibuat berdasarkan data, bukan perasaan. Staf pun lebih mudah menerima keputusan kerana mereka tahu asasnya.
ABS HR Capital membantu bisnes mikro dan PKS membina KPI yang praktikal, sistem penilaian prestasi yang mudah diurus, serta latihan untuk membangunkan staf. Kalau tuan dan puan mahu mula menilai prestasi staf dengan lebih adil dan tersusun, hubungi kami untuk bincang keperluan bisnes tuan.
