Ramai pemilik bisnes kecil mula ambil staf dengan cara yang sama. Kenal kawan, kenal saudara, atau orang datang tanya kerja. Bincang gaji sekejap, sebut kerja apa, kemudian terus suruh mula esok pagi.
Masa mula semuanya nampak baik. Tiga bulan kemudian, masalah mula timbul.
“Bos, saya ingat kerja saya jaga kaunter saja. Kenapa kena susun stok sekali?”
“Cuti saya berapa hari sebenarnya?”
“Dulu bos cakap ada elaun.”
Pemilik pula pening. Apa yang dijanjikan dulu, dia sendiri pun tak ingat. Staf ingat lain, bos ingat lain. Tak ada siapa salah sepenuhnya, sebab dari awal memang tiada apa yang ditulis.
Masalahnya bukan staf. Masalahnya tiada hitam putih.
Bila semua perjanjian kerja hanya duduk dalam kepala, setiap salah faham akan jadi pertelingkahan. Bos rasa staf melawan. Staf rasa bos tak adil. Padahal kedua-dua pihak cuma berpegang pada ingatan masing-masing.
Lebih berat lagi bila sampai satu tahap tuan perlu ambil tindakan disiplin atau tamatkan perkhidmatan staf. Tanpa dokumen, majikan sukar membuktikan apa yang sebenarnya dipersetujui sejak hari pertama.
Tiga dokumen asas yang setiap bisnes kecil patut ada
1. Kontrak atau surat tawaran kerja
Ini dokumen paling asas. Nyatakan jawatan, tarikh mula, gaji, waktu kerja, hari rehat, tempoh percubaan dan tempoh notis berhenti. Kedua-dua pihak tandatangan dan simpan satu salinan setiap seorang.
2. Skop tugas
Senaraikan tugas utama jawatan tu dengan jelas. Tak perlu panjang. Lima hingga sepuluh perkara pun dah cukup. Paling penting, tambah satu baris yang menyatakan staf juga perlu melaksanakan tugas lain yang munasabah seperti diarahkan oleh majikan. Satu ayat ni dah boleh elakkan banyak perbalahan “itu bukan kerja saya”.
3. Polisi asas syarikat
Mulakan dengan perkara yang paling kerap jadi isu: kehadiran dan kelewatan, cara mohon cuti, kerja lebih masa, dan peraturan disiplin. Bila polisi ni ditulis dan diberi kepada semua staf, tuan tak perlu lagi ulang perkara yang sama setiap minggu.
KURSUS PENDEK · SEKOLAH BISNESNak belajar sediakan surat tawaran dan kontrak kerja sendiri ikut Akta Kerja? Sekolah Bisnes ada kursus pendek untuk majikan, dari temuduga hingga kontrak, setiap satu fokus pada satu masalah. Lihat kursus Sumber Manusia & Akta Pekerja →
Pastikan dokumen ikut undang-undang
Dokumen yang ditulis sendiri tanpa rujukan kadang-kadang mengandungi syarat yang bercanggah dengan Akta Kerja 1955. Contohnya waktu kerja melebihi had yang dibenarkan, atau cuti yang kurang daripada kelayakan minimum. Syarat yang bercanggah dengan undang-undang tak boleh dikuatkuasakan, walaupun staf dah tandatangan.
Sebab itu dokumen sumber manusia perlu disemak oleh orang yang faham akta dan pindaan terkini, bukan sekadar salin templat dari internet.
Mula sekarang, walaupun staf baru dua orang
Ramai pemilik tunggu bisnes besar dulu baru nak susun dokumen. Padahal masa paling senang nak mulakan ialah masa staf masih sikit. Bila staf dah sepuluh, dua puluh orang, kerja menyusun semula jauh lebih berat.
ABS HR Capital membantu bisnes mikro dan PKS menyediakan kontrak, skop tugas dan polisi sumber manusia yang jelas, praktikal dan patuh undang-undang. Kalau tuan dan puan mahu mula menyusun dokumen pekerja, hubungi kami untuk bincang keperluan bisnes tuan.
