Waktu kerja mula pukul 8.30 pagi. Staf yang sama sampai pukul 9.05. Esoknya 8.50. Minggu depan 9.15. Alasannya pun bertukar-tukar: jalan jem, motor rosak, hantar anak, terlajak tidur.
Mula-mula bos diam. Lama-lama staf lain pun perasan. Yang datang awal rasa tak adil, yang lambat rasa tak ada apa-apa berlaku. Sampai satu tahap, bos hilang sabar dan terus cakap, “Esok tak payah datang lagi.”
Di sinilah ramai majikan tersilap. Datang lambat memang salah laku, dan lambat yang berulang boleh jadi alasan untuk menamatkan perkhidmatan. Tapi kalau staf dibuang tanpa proses yang betul, majikan yang akan kalah walaupun staf itu memang selalu lambat.
Kenapa tak boleh terus buang?
Pekerja yang rasa dibuang kerja tanpa sebab atau alasan yang adil boleh membuat representasi di bawah Seksyen 20 Akta Perhubungan Perusahaan 1967 dalam tempoh 60 hari dari tarikh dibuang. Kes yang tidak selesai melalui rundingan boleh dirujuk ke Mahkamah Perusahaan.
Mahkamah akan melihat dua perkara: adakah salah laku itu benar-benar berlaku dan dapat dibuktikan, dan adakah hukuman buang kerja setimpal dengan salah laku tersebut. Kalau majikan gagal membuktikannya, majikan boleh diarahkan membayar gaji tertunggak dan pampasan. Jumlahnya selalunya jauh lebih mahal daripada kos mengurus isu ini dengan betul dari awal.
Jadi tujuan proses di bawah bukan untuk menyusahkan majikan. Proses inilah yang melindungi majikan.
Langkah 1: Pastikan peraturan waktu kerja jelas dan bertulis
Staf tak boleh dihukum atas peraturan yang tak pernah dimaklumkan kepadanya. Pastikan kontrak atau polisi syarikat menyatakan:
- Waktu mula dan tamat kerja, termasuk waktu rehat.
- Apa yang dikira sebagai lambat, contohnya selepas 8.35 pagi.
- Cara memaklumkan jika terpaksa lambat, contohnya WhatsApp penyelia sebelum waktu kerja bermula.
- Tindakan yang akan diambil jika lambat berulang.
Minta staf tandatangan akuan menerima polisi ini dan simpan salinannya.
Langkah 2: Rekod setiap kali lambat
“Dia selalu lambat” bukan bukti. Rekod kehadiran harian ialah bukti. Gunakan mesin perakam waktu, aplikasi kehadiran atau buku log yang ditandatangani penyelia. Catat tarikh, waktu sampai, berapa minit lambat dan alasan yang diberi.
Rekod inilah yang akan ditunjukkan dalam setiap surat amaran, surat tunjuk sebab dan siasatan dalaman nanti.
Langkah 3: Bercakap dahulu sebelum menghukum
Panggil staf dan tanya dengan baik apa yang sedang berlaku. Kadang-kadang ada masalah sebenar di sebalik lambat: tukar tempat tinggal, tiada pengangkutan, perlu menjaga ahli keluarga yang sakit. Ada masalah yang boleh diselesaikan dengan ubah suai waktu kerja buat sementara.
Kalau tiada alasan munasabah, jelaskan jangkaan syarikat dan kesannya jika berulang. Catat perbincangan ini secara ringkas, tarikhnya, dan minta staf tandatangan. Sesi kaunseling yang direkod menunjukkan majikan sudah memberi peluang.
Langkah 4: Keluarkan surat amaran secara berperingkat
Jika lambat berterusan selepas kaunseling, keluarkan surat amaran bertulis. Amalan biasa ialah amaran pertama, amaran kedua dan amaran terakhir. Setiap surat perlu menyatakan:
- Tarikh dan waktu staf datang lambat.
- Peraturan atau polisi yang dilanggar.
- Amaran pernah diberi sebelum ini, jika ada.
- Tindakan tatatertib yang boleh diambil jika berulang, termasuk penamatan perkhidmatan.
Minta staf tandatangan salinan sebagai akuan terima. Jika staf enggan menandatangani, catat keengganan itu di hadapan saksi.
Langkah 5: Surat tunjuk sebab
Apabila amaran tidak lagi berkesan dan majikan mempertimbangkan hukuman yang lebih berat, keluarkan surat tunjuk sebab. Senaraikan semua tarikh lambat yang direkod dan beri staf tempoh yang munasabah, contohnya 48 jam hingga tiga hari bekerja, untuk memberi penjelasan bertulis.
Baca jawapan staf dengan teliti. Jika penjelasannya munasabah dan disokong bukti, hukuman mungkin tidak wajar. Jika tidak, teruskan ke langkah seterusnya.
Langkah 6: Siasatan dalaman
Seksyen 14 Akta Kerja 1955 membenarkan majikan, atas alasan salah laku dan selepas siasatan yang sewajarnya, untuk menamatkan perkhidmatan pekerja tanpa notis, menurunkan pangkat atau mengenakan hukuman lain yang lebih ringan. Hukuman gantung kerja tanpa gaji tidak boleh melebihi dua minggu.
Siasatan dalaman tidak perlu rumit, tetapi perlu adil:
- Maklumkan staf secara bertulis tentang pertuduhan, tarikh, masa dan tempat siasatan.
- Beri staf peluang membela diri, membawa saksi dan menyoal saksi syarikat.
- Lantik panel yang tidak terlibat secara langsung dengan kes, jika boleh.
- Rekod prosiding dan keputusan panel secara bertulis.
Semasa siasatan dijalankan, majikan boleh menggantung kerja staf tidak lebih daripada dua minggu dengan bayaran sekurang-kurangnya separuh gaji.
Langkah 7: Buat keputusan yang setimpal
Buang kerja ialah hukuman paling berat dan sepatutnya menjadi jalan terakhir. Ia lebih mudah dipertahankan apabila ada corak lambat yang jelas, amaran berulang yang tidak diendahkan, dan semua rekod tersusun.
Jika keputusan ialah penamatan, keluarkan surat penamatan yang menyatakan sebab, tarikh berkuat kuasa, dan rujukan kepada amaran serta siasatan sebelum ini. Selesaikan baki gaji dan hak-hak lain mengikut undang-undang.
KURSUS PENDEK · SEKOLAH BISNESNak contoh surat amaran, surat tunjuk sebab dan cara menjalankan siasatan dalaman? Kursus pendek Sekolah Bisnes bagi tahap Disiplin & Prestasi dan Tamat Perkhidmatan Ikut Akta bermula RM39. Lihat kursus Sumber Manusia & Akta Pekerja →
Kesilapan yang kerap dibuat majikan
- Buang kerja melalui WhatsApp atau secara lisan tanpa surat dan tanpa proses.
- Potong gaji sebagai denda lambat. Akta Kerja mengehadkan jenis potongan gaji yang dibenarkan. Denda sesuka hati boleh melanggar undang-undang.
- Tidak konsisten. Staf A diberi amaran, staf B yang lambat sama teruk dibiarkan. Ini mudah dipersoalkan di mahkamah.
- Paksa staf letak jawatan. Tekanan supaya staf berhenti sendiri boleh dianggap pembuangan kerja secara konstruktif.
- Tiada rekod. Tanpa rekod kehadiran dan surat bertulis, majikan sukar membuktikan apa-apa.
Mulakan dengan sistem, bukan dengan marah
Kebanyakan masalah staf lambat boleh diselesaikan seawal langkah 1 hingga 4. Bila peraturan jelas dan setiap kali lambat direkod, staf tahu bos serius. Ramai yang berubah sebelum sampai ke surat tunjuk sebab.
ABS HR Capital membantu bisnes mikro dan PKS menyediakan polisi kehadiran, templat surat amaran dan surat tunjuk sebab, serta mengendalikan siasatan dalaman dengan betul. Kalau tuan dan puan sedang berdepan staf yang selalu lambat, hubungi kami untuk bincang langkah yang sesuai sebelum membuat keputusan.
Artikel ini ialah panduan umum dan bukan nasihat undang-undang. Setiap kes berbeza mengikut fakta, kontrak dan rekod syarikat.
